Catálogo de Materiais: mudanças entre as edições
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=== Visão Geral === | === <big>Visão Geral</big> === | ||
<big>Principais funcionalidades:</big> | |||
* | * <big>Definir datas para solicitação de materiais</big> | ||
* | * <big>Atender, negar ou retornar solicitação de cadastros de materiais</big> | ||
** | * <big>Padronização de denominação e códigos dos grupos, subgrupos e materiais</big> | ||
** | * <big>Cadastrar materiais</big> | ||
** | * <big>Essencial para:</big> | ||
** | ** <big>Realização de compras (requisições)</big> | ||
* | ** <big>Cadastro de notas fiscais</big> | ||
* | ** <big>Tombamento de bens</big> | ||
** <big>Entrada de materiais em um almoxarifado</big> | |||
<big><br /></big> | |||
==== <big>Composição do Módulo</big> ==== | |||
* ''GESTOR CADASTO MATERIAL'' – Acesso a todo o módulo, permitindo o cadastro de material sem restrições. | <big>Operações:</big> | ||
* ''GESTOR CADASTRO MATERIAL RESTRITO'' – Permite acesso a todo o módulo, contudo, ao cadastrar um material, só será permitido o cadastro referente ao grupo que tiver associado ao seu usuário. | |||
** Para associar uma grupo de material ao usuário, ir em: **SIPAC > MUDAR DE SISTEMA > Permissões. | * <big>'''''Solicitação de Cadastro de Material''''': usado para atender as solicitações;</big> | ||
** Entrar com usuário e clicar em buscar. Logo, clicar no ícone Associar Grupo de Material. | * <big>'''''Material''''': permite cadastrar, consultar, listar/alterar, ativar e desativar o material;</big> | ||
** Ao clicar no ícone, a tela abaixo é mostrada, sendo usado para o módulo Catálogo de Material e Patrimônio Móvel, para realizar o tombamento do bem. Assim, escolher o grupo de material digitando seu código ou procurando na lista e clicando em seguida em “Cadastrar Associação de Cadastro”. Após isso, o usuário com o papel em questão só poderá cadastrar material relacionado ao grupo associado. | ** <big>'''''Autorização Técnica do Material''''': permite cadastrar um autorizador técnico, que é o responsável por analisar a especificação técnica e autorizar o encaminhamento ou não do pedido de um material para um registro de preço vigente.</big> | ||
** <big>'''''Descritor do Material''''': permite listar/alterar o descritor (características especificas) de um material;</big> | |||
** <big>'''''Grupo do Material''''': permite cadastrar e listar/alterar grupos de materiais;</big> | |||
** <big>'''''Subgrupo do Material''''': permite cadastrar e listar/alterar subgrupos de materiais;</big> | |||
* <big>'''''Solicitação de Atualização de Preço de Material''''': permite atender ou negar um solicitação atualização de preço;</big> | |||
* <big>'''''Calendário''''': permite cadastrar um evento de solicitação de material com data inicial e de fim referente a um mês especificado, para que usuários possam solicitar algum material.</big> | |||
<big><br /></big> | |||
=== <big>Perfis Envolvidos</big> === | |||
* <big>''GESTOR CADASTO MATERIAL'' – Acesso a todo o módulo, permitindo o cadastro de material sem restrições.</big> | |||
* <big>''GESTOR CADASTRO MATERIAL RESTRITO'' – Permite acesso a todo o módulo, contudo, ao cadastrar um material, só será permitido o cadastro referente ao grupo que tiver associado ao seu usuário.</big> | |||
** <big>Para associar uma grupo de material ao usuário, ir em: **SIPAC > MUDAR DE SISTEMA > Permissões.</big> | |||
** <big>Entrar com usuário e clicar em buscar. Logo, clicar no ícone Associar Grupo de Material.</big> | |||
** <big>Ao clicar no ícone, a tela abaixo é mostrada, sendo usado para o módulo Catálogo de Material e Patrimônio Móvel, para realizar o tombamento do bem. Assim, escolher o grupo de material digitando seu código ou procurando na lista e clicando em seguida em “Cadastrar Associação de Cadastro”. Após isso, o usuário com o papel em questão só poderá cadastrar material relacionado ao grupo associado.</big> | |||
[[Arquivo:SIPAC-CatalogoDeMateriais1-Perfis.png|borda|esquerda|semmoldura|600x600px]] | [[Arquivo:SIPAC-CatalogoDeMateriais1-Perfis.png|borda|esquerda|semmoldura|600x600px]] | ||
<br><br><br><br><br><br><br> | <big><br><br><br><br><br><br><br><br><br><br></big> | ||
=== <big>Principais Fluxos de Execução</big> === | |||
# <big>O Gestor do Catálogo define um calendário para solicitação de cadastro;</big> | |||
# <big>O Gestor cadastrar um grupo, subgrupo, descritores e/ou material;</big> | |||
# <big>O Usuário solicitante, com perfil para requisição de material, consulta um material e não encontra-o, então registra uma solicitação de cadastro de material;</big> | |||
# <big>O Gestor analisa a solicitação e realiza o atendimento ou não da solicitação;</big> | |||
# <big>O Gestor ativa/desativa um material.</big> | |||
<big><br /></big> | |||
=== <big>Operações</big> === | |||
[[Arquivo:SIPAC-CatalogoDeMateriais2-Operacoes.png|borda|semmoldura|600x600px]] | |||
==== <big>Fluxo de Execução</big> ==== | |||
<big>1. Primeiramente, o gestor do módulo deve cadastrar grupo de material (obrigatório), subgrupo de material e descrito de material pra grupo e/ou para subgrupo;</big> | |||
[[Arquivo:SIPAC-CatalogoDeMateriais3-FluxoExecucao.png|borda|semmoldura|600x600px]] | |||
<big>2. A seguir deve cadastrar um calendário para solicitação de material, em Calendário > Solicitação de Cadastro de Materiais.</big> | |||
[[Arquivo:SIPAC-CatalogoDeMateriais4-CadastrarCalendario.png|borda|semmoldura|600x600px]] | |||
<big>O gestor pode cadastrar um material, levando-se em conta as particularidades se for gestor restrito ou não, ou aguardar uma requisição por parte de algum usuário;</big> | |||
<big>3. Para o usuário '''solicitar um material''', deve ir em **SIPAC > Portal Admin. > Requisições > Material > Catálogo > Solicitar Cadastro. Na mesma aba de opções, o usuário pode cadastrar material, consultar material, listar as solicitações de cadastro, solicitar atualização de preço de material, solicitar cadastro de material, ativar materiais e autorizar cadastramento de material, dependendo da permissão dada.</big> | |||
<big>Para dar permissões ao usuário, é necessário ir em **SIGAdmin > Usuários > Permissões > Implantar Permissões, buscando pelo usuário e especificando itens como mostrado na tela abaixo:</big> | |||
[[Arquivo:SIPAC-CatalogoDeMateriais5-PermissaoSolicitarMaterial.png|borda|semmoldura|600x600px]] | |||
[[Arquivo:SIPAC-CatalogoDeMateriais6-FluxoSolicitacao.png|borda|semmoldura|600x600px]]<br />[[Arquivo:SIPAC-CatalogoDeMateriais7-SolicitarCadastro.png|borda|semmoldura|600x600px]] | |||
<big>Então faz uma busca para saber se o material a ser solicitado já está cadastrado. Caso não encontre, será apresentado a opção de solicitar.</big> | |||
[[Arquivo:SIPAC-CatalogoDeMateriais8-BuscaMaterial.png|borda|semmoldura|600x600px]] | |||
<big>Após, é mostrado a tela de escolha de Material Permanente e Material de Consumo. A seguir é mostrado a tela de grupos de materiais disponíveis, conforme a escolha do tipo de material.</big> | |||
[[Arquivo:SIPAC-CatalogoDeMateriais9-EscolhaTipoMaterial.png|borda|semmoldura|600x600px]] | |||
<big>A seguir, é mostrado a tela de cadastro da solicitação de material, semelhante em ambos os casos.</big> | |||
[[Arquivo:SIPAC-CatalogoDeMateriais10-SolicitacaoMaterial.png|borda|semmoldura|600x600px]] | |||
<big>4. Com a solicitação do cadastro, o GESTOR do módulo deve atender à solicitação, estando disponível em “Atender Solicitações”. A seguir, deve se clicar no ícone verde com seta para analisar solicitação para que assim possa Atender, Negar ou Retornar a solicitação.</big> | |||
[[Arquivo:SIPAC-CatalogoDeMateriais11-AtenderSolicitacoes.png|borda|semmoldura|600x600px]] | |||
<big>5. Quando atendida, o material já está disponível em Consultar Material, Listar/Alterar, Ativar, Desativar.</big> | |||
<big>6. Se clicar em Retornar, o gestor digita alguma justificativa para que o solicitante ou demandante corrija. Assim, este tem visível em **Portal Admin > Requisições > Material > Catalogo > Solicitações de Cadastro de Material Retornado a solicitação que deve ser corrigida.</big> | |||
[[Arquivo:SIPAC-CatalogoDeMateriais12-SoilcitacoesRetornadas.png|borda|semmoldura|600x600px]] | |||
<big>7. Se clicado em Negar, o gestor deve digitar uma justificativa. O demandante para saber disso, precisa clicar em Acompanhar Solicitação de Cadastro de Material, mesma imagem acima,, item acima do “Solicitações de Cadastro...” e então deve marcar no item status “NEGADA” para que a solicitação seja mostrada.</big> | |||
==== <big>Solicitação de Cadastro de Material</big> ==== | |||
* <big>'''''Atender Solicitações''''': atender, negar ou retornar as solicitações enviadas pelos usuários.</big> | |||
* <big>'''''Listar Meus Atendimentos''''': permite visualizar as solicitações atendidas ou negadas por mim.</big> | |||
==== <big>Material</big> ==== | |||
* <big>'''''Ativar''''': disponibiliza o material.</big> | |||
* '''''<big>Cadastrar</big>''''' | |||
* '''''<big>Consultar</big>''''' | |||
* <big>'''''Desativar''''': bloqueia o uso do material.</big> | |||
* '''''<big>Listar/Alterar</big>''''' | |||
==== <big>Autorização Técnica de Material</big> ==== | |||
* '''''<big>Registrar</big>''''' | |||
* '''''<big>Listar Materiais com Autorizadores</big>''''' | |||
==== <big>Descritor de Material</big> ==== | |||
* '''''<big>Cadastrar</big>''''' | |||
* '''''<big>Listar/Alterar</big>''''' | |||
[[Arquivo:SIPAC-CatalogoDeMateriais13-DescritorMaterialCadastro.png|borda|semmoldura|600x600px]] | |||
<big>ou</big> | |||
[[Arquivo:SIPAC-CatalogoDeMateriais14-DescritorMaterialEncontrados.png|borda|semmoldura|600x600px]] | |||
==== <big>Grupo de Material</big> ==== | |||
* '''''<big>Cadastrar</big>''''' | |||
* '''''<big>Listar/Alterar</big>''''' | |||
[[Arquivo:SIPAC-CatalogoDeMateriais15-GrupoMaterial.png|borda|semmoldura|600x600px]] | |||
<big>Quando a Natureza de despesa é do tipo Equipamento Material Permanente e o Grupo de Material sofre depreciação, os campos de Vida Útil e Valor Residual devem ser preenchidos:</big> | |||
[[Arquivo:SIPAC-CatalogoDeMateriais16-NaturezaDespesa.png|borda|semmoldura|600x600px]] | |||
==== <big>Subgrupo de Material</big> ==== | |||
* '''''<big>Cadastrar</big>''''' | |||
* '''''<big>Listar/Alterar</big>''''' | |||
==== <big>Solicitação de Atualização de Preço de Material</big> ==== | |||
* <big>'''''Atender Solicitações''''': atendimento quando houver requisição de atualização de preço de um material, realizado em **Portal Admin > Requisições > Material > Catalogo > Solicitar Atualização de Preço.</big> | |||
==== <big>Calendário</big> ==== | |||
* <big>'''''Solicitação de Cadastro de Material''''': usado para cadastrar um calendário de compras, também podendo ser feito em **SIPAC > MUDAR DE SISTEMA > Cadastro > Calendário.</big> | |||
<big>As datas do calendário só fazem consistência para usuários com perfil de Gestor Cadastro Material Restrito. O calendário deve ser cadastrado para estabelecer um período de solicitação de cadastro para estes usuários, caso contrário estes usuários não conseguirão solicitar cadastro de materiais.</big> | |||
=== <big>Observações</big> === | |||
* <big>Informações que devem ser definidas antes do uso de módulo: Unidade de Medida, Natureza de Despesa e Fornecedores.</big> | |||
* <big>Dados que devem ser inseridos no sistema: Grupo, Subgrupo, Material e Descritores.</big> | |||
==== <big>Identificação do material</big> ==== | |||
<big>Cadastro do Material/Serviço: código criado automaticamente pelo sistema possui 13 dígitos divididos em grupo (04) subgrupo (03 sequenciais) e material (sequencial 06).</big> | |||
<big>Exemplo:</big> | |||
<big>O grupo a nível de elemento e subelemento. Grupo '''5235''' com denominação Equipamento de Processamento de Dados. Subgrupo '''001''' com denominação Notebook. Sequencial gerado automaticamente pelo sistema. Produto '''5235001000115''' com denominação Notebook Acer:</big> | |||
[[Arquivo:SIPAC-CatalogoDeMateriais17-IdentificacaoMaterial.png|borda|semmoldura|600x600px]] | |||
=== | ==== <big>Relacionamento com outros módulos</big> ==== | ||
<big>O módulo de Catálogo de Materiais está relacionado com os módulos de Patrimônio, Almoxarifado, Compras, Requisições e sua implantação é essencial para o funcionamento desses módulos.</big> | |||
* <big>Para inserir um item em uma nota fiscal, é necessário que o item esteja cadastro no catálogo de materiais.</big> | |||
__FORCARTDC__ | * <big>No tombamento, o material necessita estar cadastrado no catálogo de materiais.</big> | ||
* <big>Só podem ser feitas requisições de compras de materiais que estejam cadastrados no catálogo de materiais.<br /></big>__FORCARTDC__ |
Edição atual tal como às 14h50min de 4 de outubro de 2023
Visão Geral
Principais funcionalidades:
- Definir datas para solicitação de materiais
- Atender, negar ou retornar solicitação de cadastros de materiais
- Padronização de denominação e códigos dos grupos, subgrupos e materiais
- Cadastrar materiais
- Essencial para:
- Realização de compras (requisições)
- Cadastro de notas fiscais
- Tombamento de bens
- Entrada de materiais em um almoxarifado
Composição do Módulo
Operações:
- Solicitação de Cadastro de Material: usado para atender as solicitações;
- Material: permite cadastrar, consultar, listar/alterar, ativar e desativar o material;
- Autorização Técnica do Material: permite cadastrar um autorizador técnico, que é o responsável por analisar a especificação técnica e autorizar o encaminhamento ou não do pedido de um material para um registro de preço vigente.
- Descritor do Material: permite listar/alterar o descritor (características especificas) de um material;
- Grupo do Material: permite cadastrar e listar/alterar grupos de materiais;
- Subgrupo do Material: permite cadastrar e listar/alterar subgrupos de materiais;
- Solicitação de Atualização de Preço de Material: permite atender ou negar um solicitação atualização de preço;
- Calendário: permite cadastrar um evento de solicitação de material com data inicial e de fim referente a um mês especificado, para que usuários possam solicitar algum material.
Perfis Envolvidos
- GESTOR CADASTO MATERIAL – Acesso a todo o módulo, permitindo o cadastro de material sem restrições.
- GESTOR CADASTRO MATERIAL RESTRITO – Permite acesso a todo o módulo, contudo, ao cadastrar um material, só será permitido o cadastro referente ao grupo que tiver associado ao seu usuário.
- Para associar uma grupo de material ao usuário, ir em: **SIPAC > MUDAR DE SISTEMA > Permissões.
- Entrar com usuário e clicar em buscar. Logo, clicar no ícone Associar Grupo de Material.
- Ao clicar no ícone, a tela abaixo é mostrada, sendo usado para o módulo Catálogo de Material e Patrimônio Móvel, para realizar o tombamento do bem. Assim, escolher o grupo de material digitando seu código ou procurando na lista e clicando em seguida em “Cadastrar Associação de Cadastro”. Após isso, o usuário com o papel em questão só poderá cadastrar material relacionado ao grupo associado.
Principais Fluxos de Execução
- O Gestor do Catálogo define um calendário para solicitação de cadastro;
- O Gestor cadastrar um grupo, subgrupo, descritores e/ou material;
- O Usuário solicitante, com perfil para requisição de material, consulta um material e não encontra-o, então registra uma solicitação de cadastro de material;
- O Gestor analisa a solicitação e realiza o atendimento ou não da solicitação;
- O Gestor ativa/desativa um material.
Operações
Fluxo de Execução
1. Primeiramente, o gestor do módulo deve cadastrar grupo de material (obrigatório), subgrupo de material e descrito de material pra grupo e/ou para subgrupo;
2. A seguir deve cadastrar um calendário para solicitação de material, em Calendário > Solicitação de Cadastro de Materiais.
O gestor pode cadastrar um material, levando-se em conta as particularidades se for gestor restrito ou não, ou aguardar uma requisição por parte de algum usuário;
3. Para o usuário solicitar um material, deve ir em **SIPAC > Portal Admin. > Requisições > Material > Catálogo > Solicitar Cadastro. Na mesma aba de opções, o usuário pode cadastrar material, consultar material, listar as solicitações de cadastro, solicitar atualização de preço de material, solicitar cadastro de material, ativar materiais e autorizar cadastramento de material, dependendo da permissão dada.
Para dar permissões ao usuário, é necessário ir em **SIGAdmin > Usuários > Permissões > Implantar Permissões, buscando pelo usuário e especificando itens como mostrado na tela abaixo:
Então faz uma busca para saber se o material a ser solicitado já está cadastrado. Caso não encontre, será apresentado a opção de solicitar.
Após, é mostrado a tela de escolha de Material Permanente e Material de Consumo. A seguir é mostrado a tela de grupos de materiais disponíveis, conforme a escolha do tipo de material.
A seguir, é mostrado a tela de cadastro da solicitação de material, semelhante em ambos os casos.
4. Com a solicitação do cadastro, o GESTOR do módulo deve atender à solicitação, estando disponível em “Atender Solicitações”. A seguir, deve se clicar no ícone verde com seta para analisar solicitação para que assim possa Atender, Negar ou Retornar a solicitação.
5. Quando atendida, o material já está disponível em Consultar Material, Listar/Alterar, Ativar, Desativar.
6. Se clicar em Retornar, o gestor digita alguma justificativa para que o solicitante ou demandante corrija. Assim, este tem visível em **Portal Admin > Requisições > Material > Catalogo > Solicitações de Cadastro de Material Retornado a solicitação que deve ser corrigida.
7. Se clicado em Negar, o gestor deve digitar uma justificativa. O demandante para saber disso, precisa clicar em Acompanhar Solicitação de Cadastro de Material, mesma imagem acima,, item acima do “Solicitações de Cadastro...” e então deve marcar no item status “NEGADA” para que a solicitação seja mostrada.
Solicitação de Cadastro de Material
- Atender Solicitações: atender, negar ou retornar as solicitações enviadas pelos usuários.
- Listar Meus Atendimentos: permite visualizar as solicitações atendidas ou negadas por mim.
Material
- Ativar: disponibiliza o material.
- Cadastrar
- Consultar
- Desativar: bloqueia o uso do material.
- Listar/Alterar
Autorização Técnica de Material
- Registrar
- Listar Materiais com Autorizadores
Descritor de Material
- Cadastrar
- Listar/Alterar
ou
Grupo de Material
- Cadastrar
- Listar/Alterar
Quando a Natureza de despesa é do tipo Equipamento Material Permanente e o Grupo de Material sofre depreciação, os campos de Vida Útil e Valor Residual devem ser preenchidos:
Subgrupo de Material
- Cadastrar
- Listar/Alterar
Solicitação de Atualização de Preço de Material
- Atender Solicitações: atendimento quando houver requisição de atualização de preço de um material, realizado em **Portal Admin > Requisições > Material > Catalogo > Solicitar Atualização de Preço.
Calendário
- Solicitação de Cadastro de Material: usado para cadastrar um calendário de compras, também podendo ser feito em **SIPAC > MUDAR DE SISTEMA > Cadastro > Calendário.
As datas do calendário só fazem consistência para usuários com perfil de Gestor Cadastro Material Restrito. O calendário deve ser cadastrado para estabelecer um período de solicitação de cadastro para estes usuários, caso contrário estes usuários não conseguirão solicitar cadastro de materiais.
Observações
- Informações que devem ser definidas antes do uso de módulo: Unidade de Medida, Natureza de Despesa e Fornecedores.
- Dados que devem ser inseridos no sistema: Grupo, Subgrupo, Material e Descritores.
Identificação do material
Cadastro do Material/Serviço: código criado automaticamente pelo sistema possui 13 dígitos divididos em grupo (04) subgrupo (03 sequenciais) e material (sequencial 06).
Exemplo:
O grupo a nível de elemento e subelemento. Grupo 5235 com denominação Equipamento de Processamento de Dados. Subgrupo 001 com denominação Notebook. Sequencial gerado automaticamente pelo sistema. Produto 5235001000115 com denominação Notebook Acer:
Relacionamento com outros módulos
O módulo de Catálogo de Materiais está relacionado com os módulos de Patrimônio, Almoxarifado, Compras, Requisições e sua implantação é essencial para o funcionamento desses módulos.
- Para inserir um item em uma nota fiscal, é necessário que o item esteja cadastro no catálogo de materiais.
- No tombamento, o material necessita estar cadastrado no catálogo de materiais.
- Só podem ser feitas requisições de compras de materiais que estejam cadastrados no catálogo de materiais.