Catálogo de Materiais

Visão Geral

Principais funcionalidades:

• Definir datas para solicitação de materiais
• Atender, negar ou retornar solicitação de cadastros de materiais
• Padronização de denominação e códigos dos grupos, subgrupos e materiais
• Cadastrar materiais
• Essencial para:
  • Realização de compras (requisições)
  • Cadastro de notas fiscais
  • Tombamento de bens
  • Entrada de materiais em um almoxarifado

Composição do Módulo

Operações:

• Solicitação de Cadastro de Material: usado para atender as solicitações;
• Material: permite cadastrar, consultar, listar/alterar, ativar e desativar o material;
  • Autorização Técnica do Material: permite cadastrar um autorizador técnico, que é o responsável por analisar a especificação técnica e autorizar o encaminhamento ou não do pedido de um material para um registro de preço vigente.
  • Descritor do Material: permite listar/alterar o descritor (características especificas) de um material;
  • Grupo do Material: permite cadastrar e listar/alterar grupos de materiais;
  • Subgrupo do Material: permite cadastrar e listar/alterar subgrupos de materiais;
• Solicitação de Atualização de Preço de Material: permite atender ou negar um solicitação atualização de preço;
• Calendário: permite cadastrar um evento de solicitação de material com data inicial e de fim referente a um mês especificado, para que usuários possam solicitar algum material.

Perfis Envolvidos

• GESTOR CADASTO MATERIAL – Acesso a todo o módulo, permitindo o cadastro de material sem restrições.
• GESTOR CADASTRO MATERIAL RESTRITO – Permite acesso a todo o módulo, contudo, ao cadastrar um material, só será permitido o cadastro referente ao grupo que tiver associado ao seu usuário.
  • Para associar uma grupo de material ao usuário, ir em: **SIPAC > MUDAR DE SISTEMA > Permissões.
  • Entrar com usuário e clicar em buscar. Logo, clicar no ícone Associar Grupo de Material.
  • Ao clicar no ícone, a tela abaixo é mostrada, sendo usado para o módulo Catálogo de Material e Patrimônio Móvel, para realizar o tombamento do bem. Assim, escolher o grupo de material digitando seu código ou procurando na lista e clicando em seguida em “Cadastrar Associação de Cadastro”. Após isso, o usuário com o papel em questão só poderá cadastrar material relacionado ao grupo associado.

Principais Fluxos de Execução

1. O Gestor do Catálogo define um calendário para solicitação de cadastro;
2. O Gestor cadastrar um grupo, subgrupo, descritores e/ou material;
3. O Usuário solicitante, com perfil para requisição de material, consulta um material e não encontra-o, então registra uma solicitação de cadastro de material;
4. O Gestor analisa a solicitação e realiza o atendimento ou não da solicitação;
5. O Gestor ativa/desativa um material.

Operações

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Fluxo de Execução

1. Primeiramente, o gestor do módulo deve cadastrar grupo de material (obrigatório), subgrupo de material e descrito de material pra grupo e/ou para subgrupo;

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2. A seguir deve cadastrar um calendário para solicitação de material, em Calendário > Solicitação de Cadastro de Materiais.

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O gestor pode cadastrar um material, levando-se em conta as particularidades se for gestor restrito ou não, ou aguardar uma requisição por parte de algum usuário;

3. Para o usuário solicitar um material, deve ir em **SIPAC > Portal Admin. > Requisições > Material > Catálogo > Solicitar Cadastro. Na mesma aba de opções, o usuário pode cadastrar material, consultar material, listar as solicitações de cadastro, solicitar atualização de preço de material, solicitar cadastro de material, ativar materiais e autorizar cadastramento de material, dependendo da permissão dada.

Para dar permissões ao usuário, é necessário ir em **SIGAdmin > Usuários > Permissões > Implantar Permissões, buscando pelo usuário e especificando itens como mostrado na tela abaixo:

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Então faz uma busca para saber se o material a ser solicitado já está cadastrado. Caso não encontre, será apresentado a opção de solicitar.

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Após, é mostrado a tela de escolha de Material Permanente e Material de Consumo. A seguir é mostrado a tela de grupos de materiais disponíveis, conforme a escolha do tipo de material.

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A seguir, é mostrado a tela de cadastro da solicitação de material, semelhante em ambos os casos.

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4. Com a solicitação do cadastro, o GESTOR do módulo deve atender à solicitação, estando disponível em “Atender Solicitações”. A seguir, deve se clicar no ícone verde com seta para analisar solicitação para que assim possa Atender, Negar ou Retornar a solicitação.

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5. Quando atendida, o material já está disponível em Consultar Material, Listar/Alterar, Ativar, Desativar.

6. Se clicar em Retornar, o gestor digita alguma justificativa para que o solicitante ou demandante corrija. Assim, este tem visível em **Portal Admin > Requisições > Material > Catalogo > Solicitações de Cadastro de Material Retornado a solicitação que deve ser corrigida.

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7. Se clicado em Negar, o gestor deve digitar uma justificativa. O demandante para saber disso, precisa clicar em Acompanhar Solicitação de Cadastro de Material, mesma imagem acima,, item acima do “Solicitações de Cadastro...” e então deve marcar no item status “NEGADA” para que a solicitação seja mostrada.

Solicitação de Cadastro de Material

• Atender Solicitações: atender, negar ou retornar as solicitações enviadas pelos usuários.
• Listar Meus Atendimentos: permite visualizar as solicitações atendidas ou negadas por mim.

Material

• Ativar: disponibiliza o material.
• Cadastrar
• Consultar
• Desativar: bloqueia o uso do material.
• Listar/Alterar

Autorização Técnica de Material

• Registrar
• Listar Materiais com Autorizadores

Descritor de Material

• Cadastrar
• Listar/Alterar

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ou

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Grupo de Material

• Cadastrar
• Listar/Alterar

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Quando a Natureza de despesa é do tipo Equipamento Material Permanente e o Grupo de Material sofre depreciação, os campos de Vida Útil e Valor Residual devem ser preenchidos:

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Subgrupo de Material

• Cadastrar
• Listar/Alterar

Solicitação de Atualização de Preço de Material

• Atender Solicitações: atendimento quando houver requisição de atualização de preço de um material, realizado em **Portal Admin > Requisições > Material > Catalogo > Solicitar Atualização de Preço.

Calendário

• Solicitação de Cadastro de Material: usado para cadastrar um calendário de compras, também podendo ser feito em **SIPAC > MUDAR DE SISTEMA > Cadastro > Calendário.

As datas do calendário só fazem consistência para usuários com perfil de Gestor Cadastro Material Restrito. O calendário deve ser cadastrado para estabelecer um período de solicitação de cadastro para estes usuários, caso contrário estes usuários não conseguirão solicitar cadastro de materiais.

Observações

• Informações que devem ser definidas antes do uso de módulo: Unidade de Medida, Natureza de Despesa e Fornecedores.
• Dados que devem ser inseridos no sistema: Grupo, Subgrupo, Material e Descritores.

Identificação do material

Cadastro do Material/Serviço: código criado automaticamente pelo sistema possui 13 dígitos divididos em grupo (04) subgrupo (03 sequenciais) e material (sequencial 06).

Exemplo:

O grupo a nível de elemento e subelemento. Grupo 5235 com denominação Equipamento de Processamento de Dados. Subgrupo 001 com denominação Notebook. Sequencial gerado automaticamente pelo sistema. Produto 5235001000115 com denominação Notebook Acer:

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Relacionamento com outros módulos

O módulo de Catálogo de Materiais está relacionado com os módulos de Patrimônio, Almoxarifado, Compras, Requisições e sua implantação é essencial para o funcionamento desses módulos.

• Para inserir um item em uma nota fiscal, é necessário que o item esteja cadastro no catálogo de materiais.
• No tombamento, o material necessita estar cadastrado no catálogo de materiais.
• Só podem ser feitas requisições de compras de materiais que estejam cadastrados no catálogo de materiais.