Diplomas

Visão Geral

O seguinte material tem por finalidade mostrar para o usuário as funcionalidades disponíveis e orientações sobre a utilização do módulo Diplomas. O módulo Diplomas centraliza todas as atividades de registro e impressão de diplomas para os níveis Formação Complementar, Técnico Integrado, Técnico, Graduação, Lato Sensu e Stricto Sensu.

Perfis

No Módulo Diplomas temos os seguintes perfis responsáveis pelos registro e impressão de diplomas dos níveis:

• Gestor Diplomas Técnico
• Gestor Diplomas Técnico Integrado
• Gestor Diplomas Formação Complementar
• Gestor Diplomas Graduação
• Gestor Diplomas Lato
• Gestor Diplomas Stricto

E o perfil do Administrador do módulo, que além de visualizar todos os Campus tem operações específicas:

• Administrador Diplomas

Gestor Geral

Considera-se Gestor GERAL o usuário que terá os papéis:

• Gestor Diplomas Técnico
• Gestor Diplomas Técnico Integrado
• Gestor Diplomas Formação Complementar
• Gestor Diplomas Graduação
• Gestor Diplomas Lato
• Gestor Diplomas Stricto
• Administrador Diplomas

Gestor Campus

Considera-se Gestor CAMPUS o usuário que terá os papéis:

• Gestor Diplomas Técnico
• Gestor Diplomas Técnico Integrado
• Gestor Diplomas Formação Complementar
• Gestor Diplomas Graduação
• Gestor Diplomas Lato
• Gestor Diplomas Stricto

Fluxo

Cadastros Básicos

Parâmetros

Diplomas → Registro/Impressão → Operações Administrativas → Listar/Alterar Parâmetros

Algumas informações que são utilizadas na geração do registro do diploma são armazenadas como parâmetros. Esses parâmetros são: do Diretor do DAE, do Diretor do DRED, Pró-Reitor de Pós-Graduação, ano e semestre para início do registro de diploma. Devem ser preenchidos um parâmetro para cada Campus e Nível.

Ano - Semestre inicial do registro de diplomas: Ano - Período de conclusão dos alunos que marca o registro de diplomas no SIGAA. O Semestre não pode ser diferente de 1 ou 2.

Diretor do DAE (Departamento de Administração Escolar): AUTOCOMPLETE.

Diretor do DRED (Departamento de Registro de Diplomas): AUTOCOMPLETE.

Pró-Reitor de Pós-Graduação: AUTOCOMPLETE.

Número inicial do registro de diplomas: a partir de que número os diplomas começam a ser registrados no SIGAA.

Após preencher as informações clicar em Salvar e o sistema exibirá uma mensagem de confirmação.

Assinaturas

Diplomas → Registro/Impressão → Assinaturas no Diploma

No diploma de conclusão do curso deverá constar os nomes dos responsáveis pelo documento, essas informações uma vez cadastradas tornam-se ativas, e podem ser alteradas ou desativas.

Cadastrar Assinaturas

Diplomas → Registro/Impressão → Assinaturas no Diploma → Cadastrar

Essa funcionalidade permite ao gestor cadastrar os nomes e respectivas descrições de funções para os responsáveis pelas assinaturas nos diplomas dos alunos. As assinaturas devem ser cadastradas para cada campus e cada nível de ensino. As assinaturas diferem dependendo do nível. Seguem as Assinaturas por Nível:

Técnico e Técnico Integrado são iguais, porém deve ter uma para cada nível e Campus.

Graduação

Lato Sensu

Stricto Sensu

Os campos de cadastro não são autocomplete.

Para prosseguir com o cadastramento, clique em Cadastrar.

De volta à tela Responsáveis por Assinar Diplomas, se desejar cadastrar mais assinaturas no diploma, clique no ícone + e a tela para informar os nomes e as respectivas funções será novamente gerada.

Listas/ Alterar Nomes

Diplomas → Registro/Impressão → Assinaturas no Diploma → Listar/Alterar Nomes

Essa funcionalidade permite visualizar e alterar as assinaturas cadastrar.

Ao clicar na funcionalidade, aparece a tela abaixo, com todas as assinaturas já cadastradas.

Na tela, são sinalizados os itens Atualmente Ativo no sistema.

Para Alterar ou Definir Ativo as funções fornecidas anteriormente, clique no ícone Alterar/Definir Ativo.

O sistema voltará à tela anterior para que sejam feitas as alterações.

Se for para ativar as assinaturas deve selecionar uma assinatura não ativa e selecionar a opção

Usar estes nomes na geração de diplomas.

Quando a alteração for concluída, clique em Alterar.

Registros de Diplomas

Diplomas → Registro/Impressão → Registro de Diplomas

Após abertos os livros podem ser realizados os registros de diplomas.

Os diplomas só podem ser registrados para alunos que tiver status de concluídos.

Dependendo do nível tem algumas peculiaridades que devem ter sido observadas na conclusão do

discente evitar erros ao realizar o registro de diploma.

Técnico e Técnico Integrado – deve ter sido informado o código Sistec no momento da Conclusão.

Graduação – deve ter data de colação de grau e estar com situação regular do ENADE.

Lato Sensu – deve ter o trabalho de conclusão cadastrado devidamente.

Stricto Sensu – deve ter os registros de cadastro de Proficiência, Qualificação e Dissertação.

A seguir serão apresentadas as funcionalidades a cerca do registro de diploma.

Cadastro de Protocolo de Diploma

SIPAC > Módulo Protocolo > Menu > Aba Processos > Cadastro > Cadastrar Processo

Livro de Registro de Diploma

Diplomas → Registro/Impressão → Livro de Registro de Diplomas

Após cadastros parâmetros e assinaturas, para registrar o diploma de um aluno será necessário abrir um livro para registro de diploma. Nestas funcionalidades o registro de diplomas dos alunos será feito pelo SIGAA através do cadastro e de operações relativas aos livros.

Existem algumas observações a serem consideradas nos Livros de Registro de Diplomas:

• Os livros serão cadastrados por campus e por nível, contendo todos os cursos do nível.
• O livro só poderá ser utilizado no registro de diplomas caso esteja aberto, e não será possível registrar os diplomas em dois livros abertos e do mesmo tipo (interno/externo ou novos registros/registros antigos) ao mesmo tempo.
• Um livro fechado não poderá ser utilizado para registrar diplomas, nem ser excluído ou ter dados alterados.
• Uma vez fechado o livro ele não poderá ser reaberto.

Os livros de registro de diplomas podem receber registros de diplomas das seguintes formas:

• Diplomas da própria instituição
• Diplomas de instituições externas
• Diplomas antigos anteriores ao módulo de registro de diplomas

O livro é composto por páginas e em cada página há um certo número de registros de diplomas com dados pessoais e dados acadêmicos do discente.

Abrir Livro

Diplomas → Registro/Impressão → Livro de Registro de Diplomas → Abrir Livro

Essa funcionalidade permite abrir os livros de Registros de Diplomas, ao clicar em Abrir Livro o sistema exibirá a seguinte tela, onde deverá ser selecionado o Campus e o Nível ao qual o livro irá pertencer:

Para abrir um livro, o usuário deverá informar os seguintes atributos:

• Título: Informe o título do livro;
• O livro será utilizado para registrar Diploma de Instituições Externas: marque esta opção, caso queira que o livro aceite o registro de diplomas de instituições externas;
• Este é um livro de registro antigo (anterior ao Registro de Diplomas no SIGAA): selecione esta opção, caso o livro de registro tenha sido aberto antes dos registros no SIGAA;
• Número sugerido de páginas: informe o número de páginas necessárias.

Após preencher os campos necessários, clique em Cadastrar. O sistema retornará uma mensagem de sucesso no topo da página.

Gerenciar Livros

Diplomas → Registro/Impressão → Livro de Registro de Diplomas → Gerenciar Livros

Nesta funcionalidade permite ao Gestor de Registro de Diplomas realizar operações com os livros cadastrados, tais como alterar, fechar, excluir ou imprimir o livro.

Ao clicar na funcionalidade podem ser informados um conjunto de filtros que podem ser utilizados para buscar por um livro:

• Campus: Caso o usuário possa operar o registro de diplomas de mais de um Campus, ele deverá escolher um.
• Nível de Ensino: Caso o usuário possa operar o registro de diplomas de mais de um nível de ensino, ele deverá escolher um.
• Título: Título do livro.
• Situação: Indica se o livro está aberto ou fechado.
• Forma do Registro: Indica se o registro foi realizado no SIGAA, ou em livros (registro antigo).

Ao clicar em buscar o sistema informará os livros:

Ícones disponíveis:

• Alterar Dados do Livro: Realiza alterações no livro de registro de diploma. Se o livro já tiver registro só poderá ser alterado o Título do Livro.
• Excluir Livro: Exclui um livro de registro de Diploma. Caso o livro já possua registros cadastrados, não é possível realizar a exclusão do mesmo.
• Fechar um Livro: Realiza o fechamento do livro de registro de diploma. Lembrando que uma vez fechado o livro não pode ser reaberto.
• Gerar arquivo para Impressão: Permite a visualização do livro de registro de diploma. Os livros só podem ser impressões se tiver algum diploma já registrado.

Criar livro de diplomas

Para criar o primeiro livro de diplomas de determinado campus e/ou nível de ensino, e necessário, primeiramente, configurar os parâmetros do diploma para o campus e nível de ensino.

No caminho Operações Administrativas > Listar/Alterar Parâmetros, informe somente o campus, nível de ensino e ano-semestre inicial do registro de diplomas para aquele nivel, e clique em Salvar. Para abrir um livro, no caminho Livro de Registro de Diplomas > Abrir livros, informe o campus, nivel de ensino, título do livro, número de páginas. Adicione o(s) cursos(s) que irão compôr o livro e clique em Cadastrar.

Obs.: Não é possível registrar o mesmo curso em mais de um livro aberto.

Gerenciar livros de diplomas

Para gerenciar livros criados, no caminho Livro de Registro de Diplomas > Gerenciar livros, informe o nível de ensino e, se necessário, outros parâmetro de busca. Após realizar a busca, aparecerão os livros encontrados e ícones com as opções: Visualizar dados do livro, Gerar arquivo para impressão, Alterar dados do livro, Fechar livro e Excluir livro. Obs.: Não é possível excluir livros que já possuem diplomas registrados.

Buscar registro de diplomas

Na busca por registro de diplomas, é possível encontrar os dados de todos os diplomados (dados de identificação do diplomado, do curso e do registro do diploma).