Almoxarifado

Visão Geral

Principais funcionalidades

• Controlar e movimentar os materiais de consumo adquiridos previamente pela instituição;
• Organização na forma de Almoxarifado Central (raiz da hierarquia) , responsável por abastecer demais almoxarifados, descritos como Almoxarifado Setorial;
• Atender e acompanhar requisições de materiais;
• Realizar entradas e saídas de materiais no estoque;
• Manutenção com relação à quantidades, prazo de ressuprimento (tempo gasto entre solicitação de compra e disponibilidade do material em estoque) e localização dos materiais;
• Geração de relatórios gerenciais.

Relacionamento com Outros Módulos

• Catálogo de Materiais: gerencia os materiais de consumo cadastrados no módulo;
• Compras/Licitação: relação com as Notas Fiscais dos processos de compras;
• Portal Administrativo: requisições;
• Orçamento: consultas por empenho e relatórios de despesas por unidades.

Parâmetros Importantes

• (1_500_5) DIA_LIMITE_OPERAÇÕES: 10 dias;
• (1_500_18) MASCARA_VALOR_UNITARIO: return(formataValor(this, event, 6));
• (1_500_16) NOTA_FISCAL_GERA_PROTOCOLO: true;
• (1_500_9) PRAZOS_NOTIFICACAO_ALMOXARIFES: 10,30;
• (1_500_2) UNIDADE_DESTINO_REQUISICAO: 697;

Perfis Envolvidos

1. GESTOR GERAL DE ALMOXARIFADO - Gerência geral e controle de estoque do almoxarifado. Possui permissão de alterar e complementar notas fiscais
   • Estoque: não tem Bloquear Material, Registrar Saída Avulsa, Receber/Estornar Nota de Fornecimento, Modificar Req. Existente. Com somente esse papel, habilita Ajustar e Complementar Entrada de Material na Nota Fiscal. no subitem Nota Fiscal;
   • Requisições: não tem Alterar Destino da Requisição e Alterar Unidade do Atendimento;
   • Relatórios: não tem Relatório de Consumo Imediato no item Consumo, Situação de um Material no item Material;
   • Cadastros: tem tudo.
2. GESTOR DE ALMOXARIFADO - Gerência o controle de estoque do almoxarifado. Tem permissão de dar entradas no estoque (via nota fiscal, nota de fornecimento, entrada avulsa) e saídas (atendimento de requisição, saída avulsa).
   • Estoque: não tem Consulta de Materiais Disponíveis em Outros Almoxarifados, em Consultas;
   • Requisições: tem tudo;
   • Relatórios: não tem Situação de um Material no item Material;
   • Cadastros: tem tudo.
3. DIRETOR MATERIAL - Permite que o usuário tenha acesso ao saldo de determinado material em qualquer um dos almoxarifados existentes.
   • Somente esse papel não habilita nenhuma funcionalidade no módulo.
4. ADMNISTRADOR_ALMOXARIFADO - Papel responsável por associar unidades a determinado almoxarifado.
   • Somente esse papel não habilita nenhuma funcionalidade no módulo.
5. AUDITOR DO ALMOXARIFADO - Permite que usuário tenha acesso apenas aos relatórios do módulo de almoxarifado e não às operações.
   • Estoque: não tem Bloquear Material, Registrar Saída Avulsa, Receber/Estornar Nota de Fornecimento, Modificar Req. Existente;
   • Requisições: não tem Alterar Destino da Requisição e Alterar Unidade do Atendimento;
   • Relatórios: não tem Relatório de Consumo Imediato no item Consumo, Situação de um Material no item Material;
   • Cadastros: tem tudo.

Principal Fluxo de Execução

Cadastrar um almoxarifado em **SIPAC > MUDAR DE SISTEMA > Cadastro > Almoxarifado.

• Na primeira imagem a seguis está o diagrama relacionado aos almoxarifados.
• A segunda imagem está um exemplo de como o almoxarifado central pode ser cadastrado.
• A terceira imagem mostra a listagem dos almoxarifados criados como exemplo, utilizada para que seja definido os grupos de materiais disponíveis para esses, como por exemplo: 3007 – GENEROS DE ALIMENTCAO e 3016 – MATERIAL DE EXPEDIENTE, clicando em associar grupo de material.

Caso o usuário esteja em outra unidade e precise ter acesso ao almoxarifado central, deve ser associado a este clicando em Listar/Alterar e no ícone de Associar Unidade. Contudo, deve haver entendimento de almoxarifado central e almoxarifado setorial, como mostrado na primeira imagem. Cuidar ao cadastrar almoxarifados, pois estes não poderão ser mais excluídos caso tenham sido usados. Ao cadastrar há opção de escolher o Cálculo de Preço por Preço Médio, PEPS (primeira a entrar, primeiro a sair – tipo Fila) e UEPS (último a entrar, primeiro a sair – tipo Pilha).

O fluxo de negócio é iniciado com a criação, por uma unidade, de uma requisição de material. Essa requisição será encaminhada para o almoxarifado que estiver no mesmo nível hierárquico da unidade.

Exemplo: os centros requisitam material ao Almoxarifado Central, enquanto os departamentos os requisitam ao almoxarifado do centro ao qual ele é subordinado. Quando uma requisição chega ao Almoxarifado Central, ela será analisada e, se houver estoque suficiente, atendida. Quando o estoque do Almoxarifado Central for insuficiente, é realizado um processo de compra. Os almoxarifados setoriais (que estão em um nível hierárquico inferior ao do Almoxarifado Central) realizam os mesmos passos para o atendimento de uma requisição, mas existem duas maneiras de se realizar o suprimento do estoque.

A primeira é fazer requisições para suprimento do estoque ao Almoxarifado Central. Essas requisições têm a finalidade de fazer a reposição do estoque dos almoxarifados setoriais. Quando a requisição de suprimento é atendida, uma nota de fornecimento é gerada pelo Almoxarifado Central. A nota de fornecimento é utilizada pelo almoxarifado setorial para dar entrada dos materiais no estoque. É possível ainda que um almoxarifado setorial faça uma compra, realizando o suprimento do estoque sem requisitar ao Almoxarifado Central.

A ENTRADA DE MATERIAIS NO ESTOQUE do almoxarifado pose der feita das seguintes maneiras:

• Nota Fiscal: é utilizada no almoxarifado para dar entrada no estoque. Toda entrada é feita para um determinado almoxarifado. Cada item da nota fiscal possui uma quantidade. Quando uma nota fiscal é recebida por um almoxarifado, cada item tem o seu estoque no almoxarifado aumentado de acordo com a quantidade do item na nota fiscal;
• Entrada Avulsa: opção utilizada quando um almoxarifado é criado no sistema, para dar entrada dos itens presentes no estoque atual. Após a entrada inicial, as demais entradas devem ser feitas por meio de nota fiscal. É possível habilitar ou não está opção no sistema por almoxarifado;
• Entrada por nota de fornecimento: em geral, um almoxarifado é abastecido solicitando materiais ao almoxarifado que está hierarquicamente ligado acima. Por exemplo: para repor o estoque do Almoxarifado Setorial 2, deve ser feita uma requisição de material ao Almoxarifado Central. Esta requisição será atendida e para que os itens atendidos sejam dados como entrada no Almoxarifado Setorial 2 é necessário fazer um atendimento de nota de fornecimento com base na requisição feita ao Almoxarifado Central. A nota de fornecimento nada mais é que a própria requisição, portanto encontra-se uma determinada nota de fornecimento pelo número da requisição que a gerou. Quando uma nota de fornecimento é recebida, a requisição é marcada como recebida. O registro desse recebimento deve aumentar o saldo em estoque para os materiais atendidos na requisição de acordo com a quantidade recebida;
• Entrada por devolução: um material pode dar entrada no almoxarifado pela devolução de itens de uma quantidade anteriormente atendida. A devolução ocorre quando a unidade requisitante não está mais necessitando de um material requisitado. Nestes casos, a unidade devolve o material ao almoxarifado e o saldo deste material no estoque é aumentado.

A SAÍDA DE MATERIAIS DO ESTOQUE do almoxarifado pose der feita das seguintes maneiras:

• Atendimento de Requisição: feita através do atendimento das requisições de material feitas ao almoxarifado. Não é obrigatório o atendimento de todos os itens da requisição e nem que um item seja atendido por completo, podendo assim haver atendimento parcial. Uma requisição de material pode ser atendida por um determinado almoxarifado se ela pertencer ao conjunto dos Grupos de Materiais que podem ser atendidos por um Almoxarifado e se a unidade requisitante estiver no mesmo nível hierárquico que a unidade do almoxarifado. Caso o almoxarifado não tenha associação com nenhum grupo, ele poderá atender materiais de qualquer grupo de material de consumo. Para atender uma requisição que atende aos requisitos acima citados, deve-se informar a quantidade de itens a ser atendida para cada material solicitado, verificar se o material existe em estoque e se a quantidade atendida não é maior que a requisitada. A operação de atendimento é uma operação de saída de estoque, portanto, após o atendimento, deve-se diminuir o estoque dos materiais atendidos almoxarifado de acordo com a quantidade atendida para cada material. O atendimento de requisição pode ser utilizado também para confirmar a devolução de itens;
• Saída Avulsa: em situações excepcionais, como saída por consumo imediato, perda, quebra, a saída pode ser dada sem um documento comprobatório (saída avulsa)

Cadastros

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Cadastrar Período de Bloquei de Requisição

• Cadastrar/Listar: permite cadastrar um calendário de bloqueio de requisições. O mesmo procedimento pode ser feito em **SIPAC > MUDAR DE SISTEMA > Cadastro > Calendário de Eventos.

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Grupo de Material

Usado para cadastrar e alterar Grupos de Material. Essa opção também está disponível no módulo Catálogo de Materiais.

Permissões

• Restringir Pedido de Material por Unidade: permite restringir pedidos de um determinado grupo de material ou material especifico, para que somente possam ser realizados por algumas unidades ou, impeça que a unidade solicite materiais ao almoxarifado pela qual é responsável.

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• Restringir Pedidos da Unidade: usado para cadastrar unidades que serão restringidas a solicitar pedidos, ou seja, as unidades informadas não poderão solicitar materiais ao almoxarifado em questão.

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Pessoa Física/Jurídica

Usado para cadastrar pessoas, empresas e outros, que poderão ser relacionados como fornecedores nos contratos firmados.

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Materiais

Usado para cadastrar e alterar materiais e/ou serviços que serão utilizados em operações como: manutenção de estoque, criação de licitações e tombamento de bens. Também possibilita que seja solicitado um cadastro de material ou atualização de preço.

Endereço

Permite cadastrar, alterar ou excluir endereços de localização de materiais no almoxarifado.

• Para utilizar as operações, utilizar o botão esquerdo para selecionar o almoxarifado e o botão direito para mostras opções.

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Estoque

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Transferir Estoque do Material

Transferência do saldo de um material para outro do mesmo grupo. É utilizado pelo gestor para ajustar a quantidade de determinado material no estoque, geralmente quando há materiais similares que estão cadastrados com códigos diferentes, para manter a organização do estoque e facilitar o atendimento das requisições.

• É necessário que o item Permite Transferência de Estoque esteja marcado com sim, em **SIPAC > MUDAR DE SISTEMA > Cadastro > Almoxarifado . Listar/Alterar;
• Após a transferência, o material informado no campo material anterior ficará sem saldo e será removido do relatório de inventário, inclusive não sendo mais validado ao Registrar Saída Avulsa do Estoque.

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Bloquear Material

Não permite que o material em questão seja solicitado ao almoxarifado que o bloqueou. Para isto, o usuário deve incluir uma justificativa. Uma vez bloqueado, este material não deve mais ser listado na relação de produtos disponíveis para requisição.

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Cadastrar requisição do material (**SIPAC > Portal Admin > Requisições > Material > Almoxarifado > Cadastrar Requisição):

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Manutenção do Estoque

Manutenção do Estoque

Finalidade de armazenar as informações de materiais estocados no almoxarifado. Permite definir o estoque mínimo, prazo de ressuprimento e sua localização física no almoxarifado.

• O estoque mínimo é a quantidade mínima de segurança que o almoxarifado deve ter do material, permitindo dessa forma identificar materiais que devem ser adquiridos;
• O prazo de ressuprimento é o tempo gasto entre a solicitação de compra e a disponibilidade do material em estoque. Ele é definido em dias e pode variar por almoxarifado. Ou seja, é o prazo médio que que o material estará no estoque do almoxarifado a partir do momento em que é solicitada a sua compra;
• A localização refere-se a posição física em que o material se encontra no almoxarifado utilizandose de um padrão de identificação de localização adotado;
• A funcionalidade também mostra materiais transferidos.

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Nota Fiscal

• Cadastrar: usado para uma entrada usual de materiais.
  • Caso seja escolhido nota orçamentária, deve haver um empenho associado;
  • Caso seja extra orçamentária, quer dizer que não tem empenho associado que integram a Lei Orçamentária Anual (LOA). Ao final é possível visualizar o Resumo Contábil ou imprimir a nota, mostrado a seguir.
  • Para o cadastro da nota:
    • Número: informe o número da nota fiscal a ser cadastrada.
    • Série: informe a série da nota fiscal.

“B”, “C”, “E” ou “U” no caso de documentos fiscais de séria única;

Documentos fiscais de série indicada por letra seguida da expressão “Única” (Ex: “Série B-Única”, “Série C-Única” ou “Série E-Única”), preencha com a respectiva letra (“B” , “C” ou “E”) na primeira posição e com a letra “U” na segunda posição, deixando em branco a posição não-significativa. Documento fiscal de “Série Única” seguida por algarismo arábico (Ex: “Série Única 1”, “Série Única 2” etc…) preencher com a letra “U” na primeira posição, deixando em branco as posições não significativas.

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• Ajustar: permite o ajuste dos itens de uma nota fiscal. Esse ajuste é realizado quando o material recebido é diferente do material registrado em um item da nota fiscal.
  • Caso o usuário logado seja associado a algum almoxarifado, só serão mostradas notas fiscais pertencentes a este almoxarifado;
  • O valor total dos materiais deve ser igual ao valor total dos itens da nota fiscal a serem ajustados.

• Complementar Entrada de Material na Nota Fiscal: deve ser utilizada para complementar a entrada de um material que é entregue em um mês posterior ao da data de entrada original da nota fiscal. Ou seja, permite que quantidades de um mesmo item da nota fiscal sejam entregues em datas diferentes. O sistema tem como identificar que “x” itens foram entregues em uma data, “y” foram entregues em outra data e assim por diante.
  • Caso o usuário logado seja associado a algum almoxarifado, só serão retornadas na consulta notas fiscais pertencentes a este almoxarifado;
  • O usuário só poderá finalizar a operação caso tenha inserido um complemento à nota fiscal.

Invoice

• Cadastrar: semelhante ao processo realizado na nota fiscal, mas quando for de origem estrangeira.

Entrada Avulsa

• Cadastrar: utilizado para dar a primeira carga de materiais no estoque do almoxarifado no sistema, utilizando principalmente na implantação do sistema. Segue o fluxo de cadastro logo abaixo para facilitar no entendimento do processo de cadastro.
  • O parâmetro 1_500_18 MASCARA_VALOR_UNITARIO possibilita alterar o numero de casas decimais após a virgula o item valor unitário (return(formataValor(this, event, 2));).

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• Imprimir Comprovante: usado para que possa ser impresso o comprovante após o término do cadastro. Para isso, basta especificar o código (número sequencial/ano vigente) do material no estoque.

Saída Avulsa

Utilizada quando há perda de algum material (Perda, Consumo Imediato, etc.).

• Registrar Saída Avulsa: usado para dar baixa no estoque de itens que NÃO forma atendidos por requisição de material.
  • São mostrados todos os materiais catalogados no sistemas, mas somente os materiais que entraram no estoque permitem prosseguir com a saída;

A numeração das saídas é continua as de entrada. Por exemplo: a entrada avulsa do produto X tem número 1/2016 e o produto Y tem número 2/2016. A saída do produto X terá o número 3/2016.

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Quando é escolhido o Tipo de Saída:

• Consumo Imediato e Saída, é disponibilizada a opção de colocar a Unidade Requisitante;
• Doação, tem a opção de Entidade Beneficiada;
• Inservibilidade, Perda e Quebra, não há alteração da janela de registro.

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• Imprimir Comprovante: possibilidade de impressão do comprovante de saída

Receber/Estornar Nota de Fornecimento

Permite que o almoxarife de um almoxarifado setorial, que requisitou um material ao almoxarifado central, possa receber a nota de fornecimento do mesmo, também é possível desfazer o lançamento indevido de uma Nota de Fornecimento (estornar). A nota de fornecimento é o documento utilizado para registrar a entrada de um material no estoque.

• A Nota de Fornecimento deve ser do mês corrente, caso contrário o procedimento não pode ser realizado pois seus dados já podem ter sido enviados ao SIAFI;
• Todos os movimentos de entrada e saída a partir do movimento a ser estornado são carregados, a entrada a ser estornada é desconsiderada e o estoque até o momento do estorno começando pelo último movimento e invertendo-o é retroagido (o que entrou sai e o que saiu entra no estoque). Caso em algum momento o estoque fique negativo o procedimento não pode continuar. Este procedimento deve ser executado para todos os Materiais da Nota de Fornecimento;
• Não pode haver nenhuma movimentação por Nota de Fornecimento posterior a que se deseja estornar que possua algum de seus materiais;
• Caso não deseje receber todos os itens fornecidos, o campo Recebidos pode ser alterado para um valor menor do que Atendidos

Requisição de Material

• Cadastrar Requisição: permite que o almoxarife de um almoxarifado setorial requisite materiais aos almoxarifados existentes. Há o fluxo completo a partir do Portal Admin clicando no link Requisições de Materiais.
  • Para que a requisição seja ENVIADA para atendimento, é necessário uma vinculação com o orçamento distribuído para a unidade ou outra unida que deverá arcar com a despesa;
  • Só será mostrado essa opção no módulo se o servidor não estiver no almoxarifado central.\

Fluxo de Execução:

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A requisição pode ser gravada ou gravada e enviada após o término do cadastro. Dependendo do papel implantado ao usuário, só poderá modificar a solicitação pelo **SIPAC > Portal Admin. Caso a opção seja Gravar para enviar mais tarde, ao ir no caminha descrito acima, o fluxo de execução segue como mostrado abaixo:

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Caso não haja saldo, é possível solicitar uma autorização para que outra unidade pague a despesa;

O gestor do módulo pode acompanhar a requisição em Acompanhar Requisições ou pela aba Requisições > Acompanhamento de Requisição. Também há possibilidade de criar uma nova requisição através dessa.

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O cadastrar de requisição pelo Portal Admin se assemelha ao cadastrar do módulo.

• Modificar Req. Existente: usado para alterar ou enviar solicitação de material.

• Acompanhar Reqs. Enviadas: usado para acompanhar o andamento das requisições.

Mapa de Pedido de Material

• Cadastrar: é um instrumento utilizado pelos gestores de almoxarifado para indicar ao fornecedor quais materiais devem ser entregues em que data. Através do mapa de pedido é possível dar transparência nas solicitações entre instituição e fornecedor para que ambos saibam o que, quando e quanto será entregue, sendo possível verificar atrasos e registrar recebimento dos materiais.
  • Pré-condição: é necessário que haja empenhos associados a itens. Um empenho pode estar associado a itens através de um resumo de empenho de um processo de compra ou através de um empenho vinculado a uma solicitação de empenho de registro de preço.
  • Pós-condição: após cadastrado um mapa de pedido, o fornecedor será notificado e poderá consultar o mapa no módulo portal do fornecedor.
    • Caso o usuário não tenha a permissão de GESTOR GERAL DE ALMOXARIFADO, o sistema lista os almoxarifados cuja unidade seja a do usuário ou o usuário possua a unidade do almoxarifado como unidade extra.
    • O status PENDENTE DE RECEBIMENTO é atribuído ao se cadastrar um mapa de pedido. O status AGUARDANDO ENTREGA é aplicado aos mapas de pedidos que não tiveram seus itens entregues, mas que estão dentro do prazo de entrega. O status FINALIZADO é destinado aos mapas que já tiveram seus itens entregues e confirmados pelo gestor do almoxarifado. O status PENDENTE aplica-se aos mapas de pedidos que tiveram itens entregues, mas outros não, mas ainda estão dentro do prazo. Por fim, o status EM ATRASO é atribuído para os mapas que não tiveram todos os seus itens entregues e que a data de entrega já passou.
    • O empenho deve ser da natureza de despesa de material de consumo (339030).

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Consultas

Utilizada pelos gestores de almoxarifados com a finalidade de verificar os detalhes das informações inseridas no sistema.
Exemplo de Consulta de Entradas Avulsas:

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Requisições

São realizados todos os procedimentos referentes a requisições de materiais, como: atendimento das requisições, alteração dos entendimentos, autorizações de atendimentos, retorno de requisições para o usuário de origem, alteração da unidade de medida para o atendimento, emissão dos comprovantes de atendimento e devolução de material.

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Relatórios

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Requisição de Material

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Requisição de Devolução de Material

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Almoxarifado Online

Um almoxarifado pode ser denominado também de duas formas:

• Não online: é aquela que após o envio da requisição (quando a requisição fica com o status de ENVIADA) e imediatamente antes do atendimento do almoxarifado precisa ter um comprovante impresso para que a chefia da unidade o assine. O almoxarifado destino só irá fazer o atendimento da requisição mediante recebimento do comprovante impresso e assinado pela chefia.
• Online: é aquela que elimina a necessidade de impressão do comprovante para atendimento pelo almoxarifado.

A identificação de um almoxarifado online surgiu no intuito de eliminar a impressão de comprovantes de requisições, para assinatura da chefia da unidade, antes das mesmas serem atendidas pelo almoxarifado.

Quando um almoxarifado é online no momento em que um requisitor da unidade envia a requisição para o sistema, a mesma deve ainda passar por um processo de autorização também via sistema, ou seja, sem a necessidade de se imprimir o comprovante para o chefe da unidade assinar. O chefe deve entrar no sistema, analisar as requisições pendentes e autorizá-las. No momento em que ele autorizar, a requisição estará automaticamente disponível para atendimento no almoxarifado de destino.

A disponibilização para atendimento automático é feita da seguinte forma:

1. Usuário faz a requisição e encaminha para o chefe autorizar;
2. Chefe autoriza a requisição;
3. Automaticamente a requisição é disponibilizada para atendimento do almoxarifado destino, através de uma impressora (compacta 40 colunas) que recebe as requisições no momento que autorizadas pela chefia. Dessa forma, não havendo a necessidade de encaminhar um comprovante impresso e assinado ao almoxarife.
4. O usuário poderá ir ao almoxarifado e receber o material atendido e um comprovante de atendimento.