Catálogo de Materiais

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Visão Geral

Principais funcionalidades:

  • Definir datas para solicitação de materiais
  • Atender, negar ou retornar solicitação de cadastros de materiais
  • Padronização de denominação e códigos dos grupos, subgrupos e materiais
  • Cadastrar materiais
  • Essencial para:
    • Realização de compras (requisições)
    • Cadastro de notas fiscais
    • Tombamento de bens
    • Entrada de materiais em um almoxarifado

Composição do Módulo

Operações:

  • Solicitação de Cadastro de Material: usado para atender as solicitações;
  • Material: permite cadastrar, consultar, listar/alterar, ativar e desativar o material;
    • Autorização Técnica do Material: permite cadastrar um autorizador técnico, que é o responsável por analisar a especificação técnica e autorizar o encaminhamento ou não do pedido de um material para um registro de preço vigente.
    • Descritor do Material: permite listar/alterar o descritor (características especificas) de um material;
    • Grupo do Material: permite cadastrar e listar/alterar grupos de materiais;
    • Subgrupo do Material: permite cadastrar e listar/alterar subgrupos de materiais;
  • Solicitação de Atualização de Preço de Material: permite atender ou negar um solicitação atualização de preço;
  • Calendário: permite cadastrar um evento de solicitação de material com data inicial e de fim referente a um mês especificado, para que usuários possam solicitar algum material.

Perfis Envolvidos

  • GESTOR CADASTO MATERIAL – Acesso a todo o módulo, permitindo o cadastro de material sem restrições.
  • GESTOR CADASTRO MATERIAL RESTRITO – Permite acesso a todo o módulo, contudo, ao cadastrar um material, só será permitido o cadastro referente ao grupo que tiver associado ao seu usuário.
    • Para associar uma grupo de material ao usuário, ir em: **SIPAC > MUDAR DE SISTEMA > Permissões.
    • Entrar com usuário e clicar em buscar. Logo, clicar no ícone Associar Grupo de Material.
    • Ao clicar no ícone, a tela abaixo é mostrada, sendo usado para o módulo Catálogo de Material e Patrimônio Móvel, para realizar o tombamento do bem. Assim, escolher o grupo de material digitando seu código ou procurando na lista e clicando em seguida em “Cadastrar Associação de Cadastro”. Após isso, o usuário com o papel em questão só poderá cadastrar material relacionado ao grupo associado.
SIPAC-CatalogoDeMateriais1-Perfis.png

Principais Fluxos de Execução

  1. O Gestor do Catálogo define um calendário para solicitação de cadastro;
  2. O Gestor cadastrar um grupo, subgrupo, descritores e/ou material;
  3. O Usuário solicitante, com perfil para requisição de material, consulta um material e não encontra-o, então registra uma solicitação de cadastro de material;
  4. O Gestor analisa a solicitação e realiza o atendimento ou não da solicitação;
  5. O Gestor ativa/desativa um material.

Operações

SIPAC-CatalogoDeMateriais2-Operacoes.png

Fluxo de Execução

1. Primeiramente, o gestor do módulo deve cadastrar grupo de material (obrigatório), subgrupo de material e descrito de material pra grupo e/ou para subgrupo;

SIPAC-CatalogoDeMateriais3-FluxoExecucao.png


2. A seguir deve cadastrar um calendário para solicitação de material, em Calendário > Solicitação de Cadastro de Materiais.

SIPAC-CatalogoDeMateriais4-CadastrarCalendario.png

O gestor pode cadastrar um material, levando-se em conta as particularidades se for gestor restrito ou não, ou aguardar uma requisição por parte de algum usuário;


3. Para o usuário solicitar um material, deve ir em **SIPAC > Portal Admin. > Requisições > Material > Catálogo > Solicitar Cadastro. Na mesma aba de opções, o usuário pode cadastrar material, consultar material, listar as solicitações de cadastro, solicitar atualização de preço de material, solicitar cadastro de material, ativar materiais e autorizar cadastramento de material, dependendo da permissão dada.

Para dar permissões ao usuário, é necessário ir em **SIGAdmin > Usuários > Permissões > Implantar Permissões, buscando pelo usuário e especificando itens como mostrado na tela abaixo:

SIPAC-CatalogoDeMateriais5-PermissaoSolicitarMaterial.png

SIPAC-CatalogoDeMateriais6-FluxoSolicitacao.png
SIPAC-CatalogoDeMateriais7-SolicitarCadastro.png


Então faz uma busca para saber se o material a ser solicitado já está cadastrado. Caso não encontre, será apresentado a opção de solicitar.

SIPAC-CatalogoDeMateriais8-BuscaMaterial.png


Após, é mostrado a tela de escolha de Material Permanente e Material de Consumo. A seguir é mostrado a tela de grupos de materiais disponíveis, conforme a escolha do tipo de material.

SIPAC-CatalogoDeMateriais9-EscolhaTipoMaterial.png


A seguir, é mostrado a tela de cadastro da solicitação de material, semelhante em ambos os casos.

SIPAC-CatalogoDeMateriais10-SolicitacaoMaterial.png


4. Com a solicitação do cadastro, o GESTOR do módulo deve atender à solicitação, estando disponível em “Atender Solicitações”. A seguir, deve se clicar no ícone verde com seta para analisar solicitação para que assim possa Atender, Negar ou Retornar a solicitação.

SIPAC-CatalogoDeMateriais11-AtenderSolicitacoes.png


5. Quando atendida, o material já está disponível em Consultar Material, Listar/Alterar, Ativar, Desativar.


6. Se clicar em Retornar, o gestor digita alguma justificativa para que o solicitante ou demandante corrija. Assim, este tem visível em **Portal Admin > Requisições > Material > Catalogo > Solicitações de Cadastro de Material Retornado a solicitação que deve ser corrigida.

SIPAC-CatalogoDeMateriais12-SoilcitacoesRetornadas.png


7. Se clicado em Negar, o gestor deve digitar uma justificativa. O demandante para saber disso, precisa clicar em Acompanhar Solicitação de Cadastro de Material, mesma imagem acima,, item acima do “Solicitações de Cadastro...” e então deve marcar no item status “NEGADA” para que a solicitação seja mostrada.


Solicitação de Cadastro de Material

  • Atender Solicitações: atender, negar ou retornar as solicitações enviadas pelos usuários.
  • Listar Meus Atendimentos: permite visualizar as solicitações atendidas ou negadas por mim.


Material

  • Ativar: disponibiliza o material.
  • Cadastrar
  • Consultar
  • Desativar: bloqueia o uso do material.
  • Listar/Alterar


Autorização Técnica de Material

  • Registrar
  • Listar Materiais com Autorizadores


Descritor de Material

  • Cadastrar
  • Listar/Alterar

SIPAC-CatalogoDeMateriais13-DescritorMaterialCadastro.png

ou

SIPAC-CatalogoDeMateriais14-DescritorMaterialEncontrados.png


Grupo de Material

  • Cadastrar
  • Listar/Alterar

SIPAC-CatalogoDeMateriais15-GrupoMaterial.png

Quando a Natureza de despesa é do tipo Equipamento Material Permanente e o Grupo de Material sofre depreciação, os campos de Vida Útil e Valor Residual devem ser preenchidos:

SIPAC-CatalogoDeMateriais16-NaturezaDespesa.png


Subgrupo de Material

  • Cadastrar
  • Listar/Alterar


Solicitação de Atualização de Preço de Material

  • Atender Solicitações: atendimento quando houver requisição de atualização de preço de um material, realizado em **Portal Admin > Requisições > Material > Catalogo > Solicitar Atualização de Preço.


Calendário

  • Solicitação de Cadastro de Material: usado para cadastrar um calendário de compras, também podendo ser feito em **SIPAC > MUDAR DE SISTEMA > Cadastro > Calendário.

As datas do calendário só fazem consistência para usuários com perfil de Gestor Cadastro Material Restrito. O calendário deve ser cadastrado para estabelecer um período de solicitação de cadastro para estes usuários, caso contrário estes usuários não conseguirão solicitar cadastro de materiais.


Observações

  • Informações que devem ser definidas antes do uso de módulo: Unidade de Medida, Natureza de Despesa e Fornecedores.
  • Dados que devem ser inseridos no sistema: Grupo, Subgrupo, Material e Descritores.


Identificação do material

Cadastro do Material/Serviço: código criado automaticamente pelo sistema possui 13 dígitos divididos em grupo (04) subgrupo (03 sequenciais) e material (sequencial 06).

Exemplo:

O grupo a nível de elemento e subelemento. Grupo 5235 com denominação Equipamento de Processamento de Dados. Subgrupo 001 com denominação Notebook. Sequencial gerado automaticamente pelo sistema. Produto 5235001000115 com denominação Notebook Acer:

SIPAC-CatalogoDeMateriais17-IdentificacaoMaterial.png


Relacionamento com outros módulos

O módulo de Catálogo de Materiais está relacionado com os módulos de Patrimônio, Almoxarifado, Compras, Requisições e sua implantação é essencial para o funcionamento desses módulos.

  • Para inserir um item em uma nota fiscal, é necessário que o item esteja cadastro no catálogo de materiais.
  • No tombamento, o material necessita estar cadastrado no catálogo de materiais.
  • Só podem ser feitas requisições de compras de materiais que estejam cadastrados no catálogo de materiais.
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