Protocolo

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Administração

Template de Documentos

Criado com a finalidade de cadastrar templates para tipos de documentos cadastrados no sistema. Esses templates serão utilizados no cadastro dos documentos ao se cadastrar um processo.

• Buscar um tipo de documento, selecionar e modelar o template.
• No template, há tipos de entrada de dados lógico que são:
  • Palavras Reservadas: expressões que serão automaticamente substituídas pelo sistema, por exemplo, a expressão ==DATA_ATUAL== será substituída pela data atual do cadastro do documento no formato DD/MM/AAAA. Deverão ser acessadas pela opção Palavras Reservadas presente no editor.
  • Variáveis: expressões que deverão ser substituídas pelo usuário, o sistema não fará isso automaticamente, então caso queira adicionar ao texto uma variável, a mesma deve ser escrita entre <<>> e em negrito, por exemplo, a variável <<TÍTULO>>.

• A seguir, é mostrado um template modelado.

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Tipo de Processo

Ambas as funcionalidades tem a opção de associar um tipo a Classificação Conarq, com a mesma forma de associar. Por isso, o passo a passo abaixo serve para os dois itens.

• Associar a Classificação Conarq: finalidade de associar tipos de documentos e/ou tipos de processos com uma ou mais classificações Conarq. Essa associação será utilizada quando for cadastrar um documento ou um processo

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• Buscar um tipo de documento, selecionar e clicar em Continuar

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• A seguir é mostrado a tela abaixo para que seja adicionado uma Classificação Conarq para que seja associada com o Tipo de Documento

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• Clicar no botão Adicionar Classificação Conarq para buscar a Classificação

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• Após buscar a classificação, clicar no ícone de adicionar para que esse seja adicionado. Depois, clicar em Fechar para voltar a tela anterior.

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• A seguir, clicar em Confirmar para concluir a associação, ou clicar em Adicionar Classificação Conarq para adicionar mais classificações.

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Formato de Documento Permitido

Criado com a finalidade de cadastrar os formatos de documento permitidos no módulo de protocolo. Estes formatos serão utilizados para validar se os documentos

cadastrados no sistema atendem aos formatos definidos no ePING - Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico.

• Abaixo estão listados exemplos de Formatos Permitidos.

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Processos

Cadastrar Processo

• Na primeira tela, onde são inseridos os Dados Gerais do Processo, caso o parâmetro UTILIZA_TIPO_PROCESSO esteja como true, o Assunto Conarq será vinculado ao tipo (ver Tipo de Processo descrito anteriormente). Assim, quando especificar um Tipo de Processo, já é mostrado o assunto relacionado a esse. Caso não haja associação, é apenas descrito nenhuma associação. Se o parâmetro citado anteriormente tiver como false, o sistema segue como antes.

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• A segunda tela, Dados Judiciais do Processo, não teve alteração.

• A terceira tela, onde são registrados os Documentos do Processo, estão as maiores mudanças da funcionalidade. O item de Opções de Documentos quando escolhido Consultar Documentos Existentes não houve grandes alterações, apenas removendo a opção de criar volume que não há mais, permitindo que se possa prosseguir para a próxima tela apenas adicionando o documento e clicando em Continuar. Quando escolhido a opção de Informar Novo Documento e informado o Tipo de Documento, o sistema identificará a relação desse coma Classificação Conarq associada, mostrando-a em tela.

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• Após, deve se escolher a forma do documento, se Escrever Documento ou Anexar Documento Digital.
• Quando escolher Anexar Documento Digital, é mostrado uma tela semelhante as versões anteriores, sendo necessário selecionar o Tipo de Conferência, escolher o arquivo, estando nos padrões especificados anteriormente (ver Formato de Arquivos Permitidos) e escolher Assinantes do Documento. É necessário que haja ao menos um assinante para prosseguir com o cadastro do documento. Não foi identificado a origem dos dados contidos em Tipo de Conferência.

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• Clicando no ícone de Assinante do Documento, abre uma janela com os servidores para assinar o documento. Aparentemente, é mostrado todos os servidores do instituto para escolha. Para escolher um servidor, basta clicar no ícone de Adicionar Assinante, podendo ser removido clicando novamente no ícone, que parte a ser o ícone de Remover Assinante. Um vez escolhido o assinando, a tela deve ser fechada, clicando no ícone de fechar ou botão Fechar.

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• Com isso, é disponibilizado que os Assinantes. Caso o assinantes escolhido seja o mesmo usuário que esteja cadastrado o processo, já poderá realizar a assinatura desse. Também é permitido que o documento seja assinado posteriormente na tela principal do módulo, na funcionalidade Assinatura (ver Assinatura). Quando for assinado, é mostrado uma tela para que seja selecionado a função do usuário e sua senha. Para prosseguir como cadastro, clicar em Inserir Documento.

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• Após, é mostrado o documento inserido no processo, como mostra a imagem abaixo, possibilitando que esse seja visualizado que nesse caso como é um anexo, é realizado um download, visualizado suas informações gerais, que abre uma janela com as informações preenchidas no cadastro do documento, ou excluído, por meio dos ícones relacionados.

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• Quando escolher a opção de Forma de Documento Escrever Documento, é mostrado habilitado a opção de escrita livre em tela, ou carregar modelo, modelado em Template de Documentos (ver Template de Documentos). Ao clicar em Carregar Modelo, é buscado automaticamente o modelo modelado para o tipo de documento escolhido e editado caso desejado. Do contrário, basta digitar a informação de escolha.

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• O processo para adicionar Assinantes, é igual ao especificado em Anexar Documento Digital.

• Depois de inserir documento, clicando em Inserir Documento, este fica disponível para ser visualizado, ter as informações gerais visualizada, ou excluído do registro.

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• Diferentemente do e quando Anexar Documento Digital, nesse caso quando clicado no ícone de Visualizar Documento, este é mostra em tela, como mostra o a imagem a seguir. Demais opções se assemelha ao item Anexar.

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• Prosseguindo com o cadastro, não há mais a tela de Anexar Arquivo, pois esta foi incorporada ao cadastro de documento, explanado anteriormente. Na versão nova, a próxima tela passara para a tela de interessado(s) do processo. Essa teve uma pequena alteração que se refere a notificar o interessado que agora há um sim ou não junto a funcionalidade. Marcando Não, o item E-mail some.

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• A tela seguinte, que se refere a Movimentação Inicial do Processo, houve apenas uma mudança que possibilita especificar Órgão Externo.

• Na tela seguinte, que se refere a visualização dos Dados Gerais do Processo a mudança está na possibilidade de Visualizar Documentos ou Visualizar Informações Gerais.

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• Para finalizar, todos os campos de textos podem ser diminuídos ou aumentados dinamicamente.

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Adicionar Documento

Substitui Anexar Documento.

Assinatura

Usado para que os servidores assinem documentos pendentes de assinatura.