Almoxarifado

Visão Geral

Principais funcionalidades

• Controlar e movimentar os materiais de consumo adquiridos previamente pela instituição;
• Organização na forma de Almoxarifado Central (raiz da hierarquia) , responsável por abastecer demais almoxarifados, descritos como Almoxarifado Setorial;
• Atender e acompanhar requisições de materiais;
• Realizar entradas e saídas de materiais no estoque;
• Manutenção com relação à quantidades, prazo de ressuprimento (tempo gasto entre solicitação de compra e disponibilidade do material em estoque) e localização dos materiais;
• Geração de relatórios gerenciais.

Relacionamento com Outros Módulos

• Catálogo de Materiais: gerencia os materiais de consumo cadastrados no módulo;
• Compras/Licitação: relação com as Notas Fiscais dos processos de compras;
• Portal Administrativo: requisições;
• Orçamento: consultas por empenho e relatórios de despesas por unidades.

Parâmetros Importantes

• (1_500_5) DIA_LIMITE_OPERAÇÕES: 10 dias;
• (1_500_18) MASCARA_VALOR_UNITARIO: return(formataValor(this, event, 6));
• (1_500_16) NOTA_FISCAL_GERA_PROTOCOLO: true;
• (1_500_9) PRAZOS_NOTIFICACAO_ALMOXARIFES: 10,30;
• (1_500_2) UNIDADE_DESTINO_REQUISICAO: 697;

Perfis Envolvidos

1. GESTOR GERAL DE ALMOXARIFADO - Gerência geral e controle de estoque do almoxarifado. Possui permissão de alterar e complementar notas fiscais
   • Estoque: não tem Bloquear Material, Registrar Saída Avulsa, Receber/Estornar Nota de Fornecimento, Modificar Req. Existente. Com somente esse papel, habilita Ajustar e Complementar Entrada de Material na Nota Fiscal. no subitem Nota Fiscal;
   • Requisições: não tem Alterar Destino da Requisição e Alterar Unidade do Atendimento;
   • Relatórios: não tem Relatório de Consumo Imediato no item Consumo, Situação de um Material no item Material;
   • Cadastros: tem tudo.
2. GESTOR DE ALMOXARIFADO - Gerência o controle de estoque do almoxarifado. Tem permissão de dar entradas no estoque (via nota fiscal, nota de fornecimento, entrada avulsa) e saídas (atendimento de requisição, saída avulsa).
   • Estoque: não tem Consulta de Materiais Disponíveis em Outros Almoxarifados, em Consultas;
   • Requisições: tem tudo;
   • Relatórios: não tem Situação de um Material no item Material;
   • Cadastros: tem tudo.
3. DIRETOR MATERIAL - Permite que o usuário tenha acesso ao saldo de determinado material em qualquer um dos almoxarifados existentes.
   • Somente esse papel não habilita nenhuma funcionalidade no módulo.
4. ADMNISTRADOR_ALMOXARIFADO - Papel responsável por associar unidades a determinado almoxarifado.
   • Somente esse papel não habilita nenhuma funcionalidade no módulo.
5. AUDITOR DO ALMOXARIFADO - Permite que usuário tenha acesso apenas aos relatórios do módulo de almoxarifado e não às operações.
   • Estoque: não tem Bloquear Material, Registrar Saída Avulsa, Receber/Estornar Nota de Fornecimento, Modificar Req. Existente;
   • Requisições: não tem Alterar Destino da Requisição e Alterar Unidade do Atendimento;
   • Relatórios: não tem Relatório de Consumo Imediato no item Consumo, Situação de um Material no item Material;
   • Cadastros: tem tudo.

Principal Fluxo de Execução

Cadastrar um almoxarifado em **SIPAC > MUDAR DE SISTEMA > Cadastro > Almoxarifado.

• Na primeira imagem a seguis está o diagrama relacionado aos almoxarifados.
• A segunda imagem está um exemplo de como o almoxarifado central pode ser cadastrado.
• A terceira imagem mostra a listagem dos almoxarifados criados como exemplo, utilizada para que seja definido os grupos de materiais disponíveis para esses, como por exemplo: 3007 – GENEROS DE ALIMENTCAO e 3016 – MATERIAL DE EXPEDIENTE, clicando em associar grupo de material.

Caso o usuário esteja em outra unidade e precise ter acesso ao almoxarifado central, deve ser associado a este clicando em Listar/Alterar e no ícone de Associar Unidade. Contudo, deve haver entendimento de almoxarifado central e almoxarifado setorial, como mostrado na primeira imagem. Cuidar ao cadastrar almoxarifados, pois estes não poderão ser mais excluídos caso tenham sido usados. Ao cadastrar há opção de escolher o Cálculo de Preço por Preço Médio, PEPS (primeira a entrar, primeiro a sair – tipo Fila) e UEPS (último a entrar, primeiro a sair – tipo Pilha).

O fluxo de negócio é iniciado com a criação, por uma unidade, de uma requisição de material. Essa requisição será encaminhada para o almoxarifado que estiver no mesmo nível hierárquico da unidade.

Exemplo: os centros requisitam material ao Almoxarifado Central, enquanto os departamentos os requisitam ao almoxarifado do centro ao qual ele é subordinado. Quando uma requisição chega ao Almoxarifado Central, ela será analisada e, se houver estoque suficiente, atendida. Quando o estoque do Almoxarifado Central for insuficiente, é realizado um processo de compra. Os almoxarifados setoriais (que estão em um nível hierárquico inferior ao do Almoxarifado Central) realizam os mesmos passos para o atendimento de uma requisição, mas existem duas maneiras de se realizar o suprimento do estoque.

A primeira é fazer requisições para suprimento do estoque ao Almoxarifado Central. Essas requisições têm a finalidade de fazer a reposição do estoque dos almoxarifados setoriais. Quando a requisição de suprimento é atendida, uma nota de fornecimento é gerada pelo Almoxarifado Central. A nota de fornecimento é utilizada pelo almoxarifado setorial para dar entrada dos materiais no estoque. É possível ainda que um almoxarifado setorial faça uma compra, realizando o suprimento do estoque sem requisitar ao Almoxarifado Central.

A ENTRADA DE MATERIAIS NO ESTOQUE do almoxarifado pose der feita das seguintes maneiras:

• Nota Fiscal: é utilizada no almoxarifado para dar entrada no estoque. Toda entrada é feita para um determinado almoxarifado. Cada item da nota fiscal possui uma quantidade. Quando uma nota fiscal é recebida por um almoxarifado, cada item tem o seu estoque no almoxarifado aumentado de acordo com a quantidade do item na nota fiscal;
• Entrada Avulsa: opção utilizada quando um almoxarifado é criado no sistema, para dar entrada dos itens presentes no estoque atual. Após a entrada inicial, as demais entradas devem ser feitas por meio de nota fiscal. É possível habilitar ou não está opção no sistema por almoxarifado;
• Entrada por nota de fornecimento: em geral, um almoxarifado é abastecido solicitando materiais ao almoxarifado que está hierarquicamente ligado acima. Por exemplo: para repor o estoque do Almoxarifado Setorial 2, deve ser feita uma requisição de material ao Almoxarifado Central. Esta requisição será atendida e para que os itens atendidos sejam dados como entrada no Almoxarifado Setorial 2 é necessário fazer um atendimento de nota de fornecimento com base na requisição feita ao Almoxarifado Central. A nota de fornecimento nada mais é que a própria requisição, portanto encontra-se uma determinada nota de fornecimento pelo número da requisição que a gerou. Quando uma nota de fornecimento é recebida, a requisição é marcada como recebida. O registro desse recebimento deve aumentar o saldo em estoque para os materiais atendidos na requisição de acordo com a quantidade recebida;
• Entrada por devolução: um material pode dar entrada no almoxarifado pela devolução de itens de uma quantidade anteriormente atendida. A devolução ocorre quando a unidade requisitante não está mais necessitando de um material requisitado. Nestes casos, a unidade devolve o material ao almoxarifado e o saldo deste material no estoque é aumentado.

A SAÍDA DE MATERIAIS DO ESTOQUE do almoxarifado pose der feita das seguintes maneiras:

• Atendimento de Requisição: feita através do atendimento das requisições de material feitas ao almoxarifado. Não é obrigatório o atendimento de todos os itens da requisição e nem que um item seja atendido por completo, podendo assim haver atendimento parcial. Uma requisição de material pode ser atendida por um determinado almoxarifado se ela pertencer ao conjunto dos Grupos de Materiais que podem ser atendidos por um Almoxarifado e se a unidade requisitante estiver no mesmo nível hierárquico que a unidade do almoxarifado. Caso o almoxarifado não tenha associação com nenhum grupo, ele poderá atender materiais de qualquer grupo de material de consumo. Para atender uma requisição que atende aos requisitos acima citados, deve-se informar a quantidade de itens a ser atendida para cada material solicitado, verificar se o material existe em estoque e se a quantidade atendida não é maior que a requisitada. A operação de atendimento é uma operação de saída de estoque, portanto, após o atendimento, deve-se diminuir o estoque dos materiais atendidos almoxarifado de acordo com a quantidade atendida para cada material. O atendimento de requisição pode ser utilizado também para confirmar a devolução de itens;
• Saída Avulsa: em situações excepcionais, como saída por consumo imediato, perda, quebra, a saída pode ser dada sem um documento comprobatório (saída avulsa)

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